Gestión de Créditos y Cobros

En el mundo del comercio la mayoría de las empresas compran y venden sus productos a crédito. Si bien uno de los departamentos mas importantes de toda empresa es el departamento de ventas, ya que este es el que garantiza la rotación de los productos,  y por consiguiente del efectivo. Es por ello que las empresas contratan un buen personal de ventas e invierten miles y miles de pesos en la publicidad de sus productos. Pero, en vista de que la mayoría de las empresas compran sus productos a crédito; es también muy importante tener un departamento de cuentas por cobrar muy eficiente, ya que no serviría de nada hacer buenas ventas si no podemos cobrar por nuestros productos.

Existen muchas modalidades de gestión del crédito y los cobros; todo depende del estilo de trabajo de la empresa, ya que toda empresa tiene sus propias políticas. Dichas políticas son las reglas del juego a la hora de gestionar los cobros de manera eficiente. Un ejemplo de políticas de crédito podrían ser los días en que los clientes deben pagar las facturas, por lo general se conceden créditos 15, 30, 45, 60 y en casos extremos hasta a 90 días, todo esto depende de la administración y de la situación de la empresa.

Para las empresas organizadas (contablemente hablando) es muy fácil saber si su departamento o sus políticas de crédito son eficientes. Para esto solamente tienen que aplicar un índice financiero llamado rotación de cuentas por cobrar o rotación de cartera; mediante este se puede saber cuántas veces  se rotaron las cuentas por cobrar en el periodo que se esté trabajando o sencillamente saber el número de días aproximados en que se cobra.  Al comparar estos datos con las políticas de crédito se puede determinar la eficiencia de cualquier empresa en cuanto a cobros se refiere.

Pero para ello es muy importante la organización en la manera de trabajar de todo el departamento. Los siguientes son algunos de los puntos a destacar en cuanto al tema se refiere:

Las políticas de crédito.

Establecer políticas de crédito es muy importante, ya que estas trazan límites a nuestros clientes y garantizan que el dinero regresara a manos de la empresa en el tiempo esperado. Se debe vigilar el cumplimiento de estas de manera rigurosa. Algunas de las políticas de crédito mas importantes son:

• Los días en que los clientes deben pagar. La mayoría de empresas rotan sus cuentas por cobrar en un máximo de 30 días.
• Los límites de crédito. No todos los clientes son igual de solventes, es por esta razón que se deben establecer límites de crédito desde el principio, dependiendo del tipo de cliente. Como todas las reglas tienen sus excepciones, a veces se hace necesario exceder el límite en casos de clientes especiales.
• Los descuentos por pronto pago. Los descuentos son muy eficaces para incentivar a los clientes a pagar a tiempo, por ejemplo: conceder un descuento de un 5% si el cliente paga antes de los 30 días. Otra parte importante es que algunos clientes son considerados como buenos pero exceden los días y se vence su descuento, si sucede esto se puede emitir una nota de crédito por un valor igual al descuento de manera que el cliente se mantenga contento con la empresa.
• Suspensión del crédito. Se puede suspender el crédito a un cliente si este se considera problemático, si de manera desmedida el cliente se demora en el pago de sus facturas (casos como facturas de 70, u 80 días de antigüedad), si el cliente da indicios de quiebra o insolvencia.
• Clientes en legal. Si un cliente no da esperanzas de pago y sus facturas son demasiado antiguas, su caso debe dejarse en manos de abogados para que estos implemente un método de cobro compulsivo, si no fuere posible cobrarlo su cuenta se considerara incobrable. 

La concesión de crédito.

Según la experiencia la mayoría de los clientes de cualquier empresa solicitaran crédito, pero ¿cómo saber a quién otorgar crédito y a quien negarlo? Para ello existen varios mecanismos que nos permitirán determinar si un cliente califica o no para comprar a crédito, así como para saber cuánto crédito se puede otorgar a un cliente. Veamos las siguientes pautas:

1. Elabora un formulario de solicitud de crédito en el que el solicitante describa de manera detallada los datos generales del negocio, el tiempo que lleva operando, referencia de otras empresas con las que tenga crédito (Nombres y número de teléfono), datos del propietario, registro mercantil, entre otros.
2. Depura dicha solicitud llamando a las personas que consideres necesario, revisando el historial de crédito del propietario y cerciorándote de que el negocio de verdad exista y que este ubicado en el lugar indicado.
3. Verifica si el banco le ha devuelto cheques en los últimos 6 meses. Esto es muy importante para enterarnos de los niveles de solvencia de nuestro cliente.
4. Verifica su historial crediticio, cerciorándose de que el cliente no haya tenido problemas judiciales de tipo  económico, o que no tenga cuentas en legal.
5. Las primerias 3 o 5 ventas a un nuevo cliente deben ser despachadas en efectivo. Esto para poder determinar el monte del crédito que se le puede conceder.

Luego que el cliente haya cumplido con los requisitos de depuración podrás concederle el crédito según lo determine el analista de crédito.

Retención y liberación de pedidos.

Es bueno que el departamento de créditos y cobros sea el que tenga el control o la responsabilidad de retener y liberar los pedidos, no el departamento de ventas; ya que los vendedores solo se enfocaran en obtener una buena comisión, mas no se interesaran en saber el estatus del cliente, es decir, saber si el cliente ha excedido su límite o si tiene facturas vencidas.

Antes de liberar un pedido el analista debe tener en cuenta si el cliente tiene más de una factura vencida o próxima a vencer, de ser si los pedidos serán retenidos hasta que las facturas vencidas sean pagadas. Si el cliente ha excedido su límite de crédito los pedidos deben ser retenidos hasta que el cliente elimine su deuda; a menos que lo autorice una autoridad superior.

Las devoluciones.

Existen dos tipos de devoluciones, las totales y las parciales; en ambos casos se deberá emitir una nota de crédito por el valor de la devolución. No se debe permitir la eliminación de facturas, tampoco es permitida la devolución de dinero en efectivo. Esto para evitar fraudes.

Archivo de documentos.

Es importante que el departamento de créditos y cobros guarde copias de todos los documentos de soporte. No se debe hacer ninguna transacción en el sistema si no existe un documento que avale dicha transacción.

Existen muchas maneras de o estilos de archivar los documentos, todo depende del estilo de trabajo de cada empresa. Es recomendable que las facturas se almacenen por clientes, o sea, que cada cliente tenga una carpeta individual; y que dentro de esta se almacenen las facturas, recibos de pago y notas de crédito de manera descendente. Toda factura almacenada debe tener su respectivo recibo de pago, en caso de ser pagada o su nota de crédito en caso de ser devuelta totalmente.

¿Qué hacer si un cliente es solvente pero paga a más de 45 días?

En los casos de clientes con políticas de crédito a 60 o más días, como lo son las grandes cadenas de supermercados, algunas empresas agropecuarias, entre otras; es recomendable hacer un contrato de factoring con una institución financiera. Pero ¿Qué es el factoring? Este consiste en ceder las cuentas por cobrar a cambio de una tasa de interés, en otras palabras, una institución financiera puede pagarte el dinero que adeuda un cliente y tomar tu lugar para cobrar la factura al vencimiento de la misma. Estos contratos son muy utilices, si queremos que nuestro dinero regrese más rápidamente a nuestras manos. El contrato de factoring no significa que la responsabilidad del cobro sea de la institución financiera, ya que si el cliente no paga, la empresa debe regresar su dinero al banco o institución financiera contratada como un tercero.

Estas pautas son muy importantes a la hora de gestionar el crédito de manera eficiente, existen mas pautas que se pueden ir adoptando según las necesidades de la empresa.