¡Esto le puede pasar a tu empresa!

Caso de fraude en empresa.

En este caso se presentará un  fraude cometido en una empresa. Para guardar la confidencialidad de la información no se revelará la fecha u organización donde se llevó a cabo el fraude. Las cifras se presentarán en dólares norteamericanos (USD). 

El fraude es todo plan artificioso con el objetivo de engañar a una persona o entidad. En un fraude siempre existen dos partes implicadas; una que es la parte perdedora y otra la "ganadora". Ninguna empresa está exenta de sufrir un fraude pues existen múltiples maneras de engañar a una empresa. Los fraudes pueden ser informáticos, financieros, entre otros. Y muchas empresas los sufren por el hecho de no invertir en profesionales 

capacitados.

 Fraude en ventas y cobranzas de empresa manufacturera y distribuidora.

Durante un tiempo considerable, un vendedor de una empresa manufacturera y distribuidora, desvió una serie de pagos efectuados pos sus clientes, aprovechando vulnerabilidades que existían en la estructura organizacional, ambiente de control interno y sistemas informáticos. Cuando sucedió este hecho, la empresa en sus políticas y sistemas informáticos definía dos formas de pago para sus clientes: dinero en efectivo y cheque. Además existía una política de descuento por pronto pago.

El principal mecanismo utilizado por el vendedor consistía en registrar pagos parciales de facturas canceladas en cheque, utilizando el monto restante para cancelar otras facturas por montos menores, pertenecientes a clientes que pagaban en efectivo. Al recibir el pago en efectivo de estas últimas facturas,  el vendedor se apropiaba del dinero. Los saldos restantes en las facturas cuyos pagos eran desviados, eran cubiertos utilizando nuevos pagos en cheque o mediante el registro de ajustes de descuentos por pronto pago fraudulentos. De esta manera el vendedor no permitía facturas pendientes por mucho tiempo, ocultando sus acciones del departamento de cobranzas y de contraloría. Utilizando este esquema, el vendedor ocasionó pérdidas por orden de 370,000.00 Dólares. Sus actividades fueron detectadas cuando cometió un error y permitió el envejecimiento excesivo de una factura no cancelada.

Entre las principales razones que permitieron la que ocurra este fraude podemos mencionar:

• La función de venta de productos y recepción de pagos estaba centralizada en una única persona (el vendedor).
• El sistema permitía registrar pagos en cheque pertenecientes a clientes cuya modalidad de pago es efectivo.
• El sistema no aplicaba límites razonables para los ajustes de descuento por pronto pago.
• No hubo un control interno adecuado.
• El auditor no cumplió con su trabajo.

Analizaremos este problema mediante las siguientes tres preguntas.

1. ¿Cuál debió ser la actitud del auditor?

El auditor interno es el funcionario encargado de evaluar los procedimientos financieros y de información; es también el responsable de coordinar las operaciones de la empresa y así proteger la entidad contra fraudes, pérdidas y errores contables.

Como el control interno de cuentas por cobrar tampoco funcionó, cabe destacar que es también función del auditor revisar y evaluar los controles internos establecidos, su ejecución y efectividad, determinando la exposición de riesgos para prevenirlos y corregirlos.

Si existe fraude, con o sin intervención de la administración, el auditor no podrá alegar el cumplimiento con su trabajo si no intentara descubrirlo y revelarlo.

De modo que podemos afirmar abiertamente que si el auditor hubiera cumplido con su trabajo de revisar las operaciones de la empresa, revisar los controles internos, evaluar los procedimientos de la empresa, este fraude nunca hubiera sucedido. El profesional de la auditoria debe cuidar su imagen y la de los demás, pues de esto depende su prestigio.

    2. ¿Por qué el control interno no funcionó?

Un control interno de cuentas por cobrar establece que:

1. El total de las cuentas auxiliares debe ser conciliada periódicamente con la cuenta control del mayor general.
2. La antigüedad de los saldos debe ser revisada  por un empleado .
3. Se deben enviar estados de cuenta con regularidad a los deudores.
4. Se debe contar con la aprobación del encargado de cuentas por cobrar para otorgar descuentos especiales.

El hecho de que se saltara todo este procedimiento, de que no se tomara en cuenta el control interno sino que se confiara en una única persona para que cumpla con las funciones de vendedor y cobrador, permitió que se desarrollara este fraude.

    3. ¿Cómo evitar que se repita el fraude?

La experiencia es una de las mejores maestras de la vida. De ella aprendemos a diario, por medio de los errores. Basta con observar los puntos vulnerables de la empresa para buscar la manera de evitar que un problema de esta magnitud se repita. La misma biblia expresa que el sabio aprende de la experiencia ajena, más al necio le toca aprender de su propia experiencia.

Si no quieres que esto te pase lo que debes hacer es:

• Establecer políticas claras de cobro y de descuento por pronto pago.
• Establecer límites de vencimiento para las facturas.
• Utilizar un único método de pago para cada uno de los clientes.
• Evitar los pagos parciales. Las facturas deben ser saldadas en su totalidad.
• Aplicar de manera estricta las normas de control interno.
• Contratar profesionales capacitados, que respeten las normas internacionales de auditoria, y que conozca bien su código de ética.

Muchas de las empresas que sufren este tipo de ataques, generalmente no los descubren a tiempo, ya que en la mayoría de los casos las empresas no contratan un auditor/a sino que omiten este puesto, y buscando ahorrar lo que hacen es perder. Toda Empresa que desee progresar debe tener bien en claro lo que representan los recursos humanos para la empresa, y más que todo, saber que un profesional calificado no es una pérdida de tiempo y dinero sino una inversión.

Ninguno tenga en poco tu juventud, sino sé ejemplo de los creyentes en palabra, conducta, amor, espíritu, fe y pureza. 1-Timoteo 4:12.